Prin Legea nr. 260 din 19.07.2007 publicata in M.O. nr. 506/27.07.2007 se stabileste regimul juridic al documentelor in forma electronica ce contin date privind operatiunile economice de schimb sau vanzare de bunuri sau servicii intre persoane care emit si primesc facturi, bonuri fiscale sau chitante in forma electronica.
Facturile, bonurile fiscale si chitantele in forma electronica constituie documente justificative in intelesul legii contabilitatii nr. 82/1991, republicata.
Aceasta lege se aplica persoanelor stabilite in Romania, in intelesul prevederilor titlului VI din Legea 571/2003 privind Codul Fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare, si care desfasoara activitati economice pe teritoriul Romaniei.
Persoana fizica sau juridica ce emite facturi, denumita in continuare emitent, poate sa opteze pentru emiterea facturilor in forma electronica, cu conditia garantarii autenticitatii, originii si integritatii continutului conform conditiilor prevazute de legea mai sus mentionata. Facturile si chitantele in forma electronica emise fara indeplinirea conditiilor prevazute de prezenta lege nu au calitatea de document justificativ in sensul legii contabilitatii.
Emiterea tuturor facturilor de catre o persoana fizica sau juridica se face exclusiv in una dintre urmatoarele doua modalitati, la alegerea exclusiva a emitentului: in forma electronica sau pe suport de hartie. Emitentul poate opta pentru schimbarea modalitatii de emitere, cu notificarea Ministerului Economieisi Finantelor.
Emitentul facturii in forma electronica raspunde pentru legalitatea, autenticitatea, originea si integritatea continutului. Factura in forma electronica respecta formatul si continutul stabilite de actele normative speciale si va contine marca temporala care certifica momentul emiterii si semnatura electronica a emitentului facturii. Certificatul aferent semnaturii electronice a emitentului facturii in forma electronica va contine informatii privind identificatorul fiscal si numarul notificarii inregistrate la Ministerul Economiei si Finantelor.
Emitentul este obligat sa tina evidenta facturilor electronice emise intr-un registru electronic de evidenta a facturilor in forma electronica si sa mentioneze existenta unui exemplar pe suport de hartie, daca este cazul. Operarea in acest registru se realizeaza conform regulilor de operare a registrelor similare pe suport de hartie, completate cu normele metodologice emise de Ministerul Economiei si Finantelor in termene de 60 de zile de la data publicarii legii 260/2007.
Persoanele care emit facturi in forma electronica trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii:
a) sa utilizeze un sistem informatic omologat de Autoritatea Nationala pentru Reglementare in Comunicatii si Tehnologia Informatiei, in conditiile legii;
b) sa dispuna de mijloace tehnice si umane corespunzatoare pentru garantarea securitatii, fiabilitati si continuitatii serviciilor de prelucrare a datelor in forma electronica;
c) sa foloseasca personal cu cunostinte de specialitate in domeniul tehnologiei semnaturii electronice si cu o practica suficienta in ceea ce priveste procedurile de securitate corespunzatoare;
d) sa fie in masura sa gestioneze si sa arhiveze toate informatiile privind fiecare factura in forma electronica emisa, pe prioada de timp stabilita prin normele legale in vigoare;
e) sa utilizeze sisteme omologate pentru arhivarea de facturi in forma electronica in conformitate cu prevederile legii 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica. Pe durata arhivarii persoanele care au responsabilitatea arhivarii vor lua masuri ca orice factura in forma electronica sa poata fi accesata numai de catre emitent, beneficiar sau organele abilitate prin lege. Arhivarea facturilor in forma electronica se poate face si de alte persoane decat emitentul acestora in conditiile in care acestea sunt autorizate in acest sens si indeplinesc conditiile tehnice si de personal prevazute la lit. b si c.
Aceste dispozitii se completeaza cu prevederile Legii nr. 82/1991, republicata, ale Legii 455/2001, ale Legii nr. 451/2004 si ale Legii nr. 571/ 2003, cu modificarile si completarile ulterioare.
