Cum se reconstituie documentele pierdute, sustrase sau distruse

Societăţile comerciale, societăţile/companiile naţionale, regiile autonome, institutele naţionale de cercetare-dezvoltare, societăţile cooperatiste şi celelalte persoane juridice, instituţiile publice, asociaţiile şi celelalte persoane juridice cu şi fără scop patrimonial, precum şi persoanele fizice care desfăşoară activităţi producătoare de venituri, subunităţile fără personalitate juridică, cu sediul în străinătate sau în România, prevăzute în Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, consemnează operaţiunile economico-financiare, în momentul efectuării lor, în documente justificative, pe baza cărora se fac înregistrări în contabilitate (jurnale, fişe şi alte documente contabile, după caz).

Documentele financiar-contabile prevăzute în anexa 4 la Ordinul ministrului Economiei şi Finanţelor nr. 3512/2008 privind documentele financiar contabile (NIR, bon de consum, fişă de magazie, chitanţă, dispoziţie de plată/încasare către casierie, ordin de deplasare etc.), întocmite şi utilizate de aceste persoane se păstrează timp de 5 ani, cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, în arhiva unităţii. Pentru a putea fi înregistrate în contabilitate, operaţiunile economico-financiare trebuie să fie justificate cu documente originale, întocmite sau reconstituite. Pentru acele situaţii în care prin alte reglementări speciale se prevede că formularul original trebuie să fie păstrat la altă unitate, atunci la înregistrarea în contabilitate este folosită copia documentului respectiv.

Pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile trebuie adusă la cunoştinţă, în scris, în termen de 24 de ore de la constatare, conducătorului unităţii (administratorului unităţii, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionării unităţii respective).

În termen de cel mult 3 zile de la primirea comunicării, conducătorul unităţii trebuie să încheie un proces-verbal, care se semnează de către conducătorul unităţii, conducătorul compartimentului financiar-contabil al unităţii sau persoana împuternicită să îndeplinească această funcţie, persoana responsabilă cu păstrarea documentului şi şeful ierarhic al persoanei responsabile cu păstrarea documentului, după caz.

Când dispariţia documentelor se datorează conducătorului unităţii, măsurile privind comunicarea şi întocmirea procesului verbal se iau de către ceilalţi membri ai consiliului de administraţie. În condiţiile în care documentul pierdut a fost întocmit de către unitate într-un singur exemplar, reconstituirea acestuia se face urmând aceleaşi proceduri prin care a fost întocmit documentul original, menţionându-se în antetul documentului că este reconstituit, şi stă la baza înregistrărilor în contabilitate. Ori de câte ori pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor constituie infracţiune, se încunoştinţează imediat organele de urmărire penală. Reconstituirea documentelor se face pe baza unui dosar de reconstituire, întocmit separat pentru fiecare caz.

Dosarul de reconstituire trebuie să conţină toate lucrările efectuate în legătură cu constatarea şi reconstituirea documentului dispărut, şi anume:
– sesizarea scrisă a persoanei care a constatat dispariţia documentului;
– procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;
– dovada sesizării organelor de urmărire penală sau dovada sancţionării disciplinare a persoanei vinovate;
– dispoziţia scrisă a conducătorului unităţii pentru reconstituirea documentului;
– o copie a documentului reconstituit.

În cazul în care documentul dispărut a fost emis de altă unitate, reconstituirea se va face de unitatea emitentă, prin realizarea unei copii de pe documentul existent la unitatea emitentă iar unitatea emitentă va trimite unităţii solicitante, în termen de cel mult 10 zile de la primirea cererii, documentul reconstituit.
Documentele reconstituite vor purta în mod obligatoriu şi vizibil menţiunea „DUPLICAT”, cu specificarea numărului şi datei dispoziţiei pe baza căreia s-a făcut reconstituirea şi constituie baza legală pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitate.

Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de călătorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse înainte de a fi înregistrate în contabilitate. În acest caz, vinovaţii de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor suportă paguba adusă unităţii, salariaţilor sau altor unităţi, sumele respective recuperându-se potrivit prevederilor legale. În cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii exemplarului original al facturii, emitentul trebuie să emită un duplicat al facturii pierdute, sustrase sau distruse.

Duplicatul poate fi:
– o factură nouă, care să cuprindă aceleaşi date ca şi factura iniţială, şi pe care să se menţioneze că este duplicat şi că înlocuieşte factura iniţială; sau
– o fotocopie a facturii iniţiale, pe care să se aplice ştampila societăţii şi să se menţioneze că este duplicat şi că înlocuieşte factura iniţială.

Pentru pagubele generate de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor se stabilesc răspunderi materiale, care cuprind şi eventualele cheltuieli ocazionate de reconstituirea documentelor respective. Găsirea ulterioară a documentelor originale, care au fost reconstituite, poate constitui motiv de revizuire a sancţiunilor aplicate, în condiţiile legii. În cazul găsirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anulează pe baza unui proces-verbal, şi se păstrează împreună cu procesul-verbal în dosarul de reconstituire.
Conducătorii unităţilor vor lua măsuri pentru asigurarea înregistrării şi evidenţei curente a tuturor lucrărilor întocmite, primite sau expediate, stabilirea şi evidenţa responsabililor de păstrarea acestora, evidenţa tuturor reconstituirilor de documente, precum şi pentru păstrarea dosarelor de reconstituire, pe toată durata de păstrare a documentului reconstituit.

Sancţiuni – Nerespectarea reglementărilor emise de Ministerul Finanţelor Publice cu privire la păstrarea şi arhivarea documentelor justificative şi contabile, precum şi la reconstituirea documentelor pierdute, sustrase sau distruse se sancţionează în conformitate cu prevederile art. 41, alin. (1), pct. 2, lit. b) din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu amendă de la 300 lei la 4.000 lei.

Baza legală – Ordinul ministrului Economiei şi Finanţelor nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 870/23.12.2008.

sursa – finantevalcea.ro