Documentele justificative – in conformitate cu OMFP 3512/2008

Societăţile comerciale, societăţile/companiile naţionale, regiile autonome, institutele naţionale de cercetare-dezvoltare, societăţile cooperatiste şi celelalte persoane juridice, instituţiile publice, asociaţiile şi celelalte persoane juridice cu şi fără scop patrimonial, precum şi persoanele fizice care desfăşoară activităţi producătoare de venituri, subunităţile fără personalitate juridică, cu sediul în străinătate sau în România, prevăzute în Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, consemnează operaţiunile economico-financiare, în momentul efectuării lor, în documente justificative, pe baza cărora se fac înregistrări în contabilitate (jurnale, fişe şi alte documente contabile, după caz).

Documentele care stau la baza înregistrărilor în contabilitate dobândesc calitatea de document justificativ în condiţiile în care furnizează toate informaţiile prevăzute de normele legale în vigoare, şi anume:
– denumirea documentului justificativ;
– denumirea/numele şi prenumele şi, după caz, sediul/adresa persoanei juridice/fizice care întocmeşte documentul;
– numărul documentului şi data întocmirii acestuia;
– menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiunii economico-financiare (când este cazul);
– conţinutul operaţiunii economico-financiare şi, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuării acesteia;
– datele cantitative şi valorice aferente operaţiunii economico-financiare efectuate, după caz;
– numele şi prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operaţiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atribuţii de control financiar preventiv şi ale persoanelor în drept să aprobe operaţiunile respective, după caz;
– alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operaţiunilor efectuate.

De asemenea, în cuprinsul oricărui document emis de către o societate comercială trebuie să se menţioneze şi elementele prevăzute de legislaţia din domeniu, respectiv:
– forma juridică,
– codul unic de înregistrare
– capitalul social.

Documentele justificative provenite din tranzacţii/operaţiuni de cumpărare a unor bunuri de la persoane fizice, pe bază de borderouri de achiziţii, pot fi înregistrate în contabilitate numai în cazul în care se face dovada intrării în gestiune a bunurilor respective.
Documentele care se referă la cheltuieli pentru prestări de servicii efectuate de persoane fizice impuse pe bază de norme de venit, pentru a fi înregistrate în contabilitate, trebuie să aibă la bază contracte sau convenţii civile, încheiate în acest scop şi documentul prin care se face dovada plăţii, respectiv dispoziţia de plată/încasare.

Documentele contabile: jurnale, fişe etc., care servesc la prelucrarea, centralizarea şi înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor consemnate în documentele justificative, întocmite manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, trebuie să cuprindă elemente cu privire la: felul, numărul şi data documentului justificativ; sumele corespunzătoare operaţiunilor efectuate; conturile sintetice şi analitice debitoare şi creditoare; semnăturile pentru întocmire şi verificare, după caz.

Important

Documentelor în formă electronică, ce conţin date privind operaţiunile economice de schimb sau vânzare de bunuri ori servicii între persoane care emit şi primesc facturi, bonuri fiscale sau chitanţe în formă electronică, li se aplică regimul juridic prevăzut prin Legea nr. 260/2007 privind înregistrarea operaţiunilor comerciale prin mijloace electronice. Facturile şi chitanţele în formă electronică, emise fără îndeplinirea condiţiilor prevăzute de legea mai sus menţionată, nu au calitatea de document justificativ, în înţelesul prevederilor Legii nr. 82/1991, republicată.

Sursa – finantevalcea.ro