Organizarea evidentei contabile in partida simpla

Prevederi cu caracter general

Contribuabilii care obţin venituri din activităţi independente sunt obligaţi să organizeze şi să conducă evidenţa contabilă în partidă simplă, cu respectarea reglementărilor în vigoare privind evidenţa contabilă şi să completeze Registrul-jurnal de încasări şi plăţi, Registrul-inventar şi alte documente contabile prevăzute de legislaţia în materie în funcţie de elementele specifice activităţii desfăşurate.

Pentru determinarea veniturilor, în funcţie de natura activităţii, de frecvenţa încasărilor/plăţilor sau de felul serviciilor prestate, precum şi de alte elemente specifice activităţii desfăşurate, contribuabilii pot utiliza formulare cu regim special, prevăzute de Hotărârea Guvernului nr. 831/1997 pentru aprobarea modelelor formularelor comune privind activitatea financiară şi contabilă şi a normelor metodologice privind întocmirea şi utilizarea acestora, precum şi alte formulare stabilite prin norme metodologice de întocmire şi utilizare a formularelor tipizate, comune pe economie, care nu au regim special, privind activitatea financiară şi contabilă sau formulare prevăzute în mod expres de acte normative care reglementează activităţi economice specifice (exploatarea masei lemnoase, prestările de servicii cu caracter internaţional, jocurile de noroc etc.), în funcţie de necesităţi.

Contribuabilii pot edita formularele cu regim special şi cu ajutorul tehnicii de calcul, în condiţiile prevăzute la art. 2 din Ordinul ministrului finanţelor nr. 1.177/1998 privind aplicarea prevederilor art. 1 alin. (4) şi (10) paragraful 2 din Hotărârea Guvernului nr. 831/1997.

Documentele justificative şi financiar-contabile

Evidenţa contabilă în partidă simplă se ţine în limba română şi în moneda naţională.

Orice operaţiune economico-financiară efectuată se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în evidenţa contabilă în partidă simplă care are calitatea de document justificativ.
Documentele care stau la baza înregistrărilor în evidenţa contabilă în partidă simplă pot dobândi calitatea de document justificativ numai în situaţia în care furnizează toate informaţiile prevăzute în normele legale în vigoare.
Registrele contabile obligatorii care trebuie ţinute de contribuabilii care obţin venituri din activităţi independente şi conduc evidenţa contabilă în partidă simplă, sunt: Registrul-jurnal de încasări şi plăţi şi Registrul-inventar care se numerotează, se şnuruiesc, se parafează şi se înregistrează la organele fiscale teritoriale.

În Registrul-jurnal de încasări şi plăţi se înregistrează atât operaţiunile economico-financiare efectuate în numerar, cât şi cele efectuate prin contul curent de la bancă în ordine cronologică, în funcţie de data de întocmire sau de intrare a documentelor justificative.

Atenţie! În condiţiile conducerii evidenţei contabile în partidă simplă cu ajutorul tehnicii de calcul, Registrul-jurnal de încasări şi plăţi parafat şi înregistrat la organul fiscal teritorial se va completa lunar, prin preluarea totalului sumelor din Registrul-jurnal de încasări şi plăţi obţinut cu ajutorul tehnicii de calcul.

În Registrul-inventar se înregistrează toate bunurile şi drepturile aferente desfăşurării activităţii şi serveşte ca document de înregistrare a bunurilor achiziţionate sau realizate, pe baza documentelor justificative.

Important! Înscrierea datelor în documente justificative şi în cele contabile se face cu cerneală, cu pix cu pastă, la maşina de scris sau cu ajutorul tehnicii de calcul şi nu sunt admise ştersături sau alte asemenea procedee sau lăsarea de spaţii libere între operaţiunile înscrise în acestea.

Corectarea documentelor se face prin tăierea cu o linie a textului sau a cifrei greşite, pentru ca acestea să poată fi citite, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corectă, pe toate exemplarele documentului justificativ şi se confirmă prin semnătura persoanei care a întocmit documentul justificativ, menţionându-se şi data efectuării operaţiunii de corectare.
În cazul documentelor justificative la care nu se admit corecturi (de ex. documentele pe baza cărora se primeşte, se eliberează sau se justifică numerarul etc.), documentul greşit se anulează şi rămâne în carnetul respectiv (nu se detaşează).

De asemenea, contribuabilii care obţin venituri din activităţi independente şi conduc evidenţa contabilă în partidă simplă au obligaţia să efectueze inventarierea generală a patrimoniului: la începutul activităţii; cel puţin o dată pe an; la încetarea activităţii, precum şi în alte situaţii prevăzute de lege, în conformitate cu normele privind organizarea şi efectuarea inventarierii, aprobate prin ordinul ministrului Finanţelor Publice nr. 1.753/2004 pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de activ şi de pasiv.

Reconstituirea documentelor justificative şi financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse
În caz de pierdere, sustragere sau distrugere a unor documente financiar-contabile şi justificative, contribuabilul va lua măsuri de reconstituire a acestora în termen de cel mult 30 de zile de la constatare prin întocmirea unui dosar de reconstituire.

Contribuabilul care constată pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative ori financiar-contabile are obligaţia să încheie un proces-verbal care trebuie să cuprindă: datele de identificare a documentului dispărut; numele şi prenumele persoanei responsabile cu păstrarea documentului; data şi împrejurările în care s-a constatat lipsa documentului respectiv iar dacă pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor constituie infracţiune sunt încunoştinţate imediat organele de urmărire penală.

Formularele cu regim special de tipărire, înseriere şi numerotare, pierdute sau sustrase, se declară nule în Monitorul Oficial al României, Partea a III-a, după sesizarea organelor de drept.

În cazul în care documentul dispărut provine de la un alt contribuabil, reconstituirea se va face de contribuabilul care a emis documentul, la cererea scrisă a contribuabilului care a cerut documentul în termen de cel mult 10 zile de la primirea cererii.
Documentele reconstituite vor purta în mod obligatoriu şi vizibil menţiunea „Reconstituit”, cu specificarea numărului şi a datei dispoziţiei pe baza căreia s-a făcut reconstituirea şi constituie baza legală pentru efectuarea înregistrărilor în evidenţa contabilă în partidă simplă.

Atenţie! Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de călătorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse înainte de a fi înregistrate în evidenţa contabilă în partidă simplă, situaţie în care paguba este suportată de cei vinovaţi. În cazul găsirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anulează pe baza unui proces-verbal împreună cu care se ataşează la dosarul de reconstituire.

Arhivarea şi păstrarea documentelor justificative şi financiar-contabile

Contribuabilii care obţin venituri din activităţi independente şi conduc evidenţa contabilă în partidă simplă au obligaţia să păstreze în arhiva lor registrele de contabilitate, documentele financiar-contabile, precum şi documentele justificative care stau la baza înregistrării în evidenţa contabilă în partidă simplă.
Termenul de păstrare a Registrului-jurnal de încasări şi plăţi, a Registrului-inventar, precum şi a documentelor justificative şi financiar-contabile este de 10 ani, cu începere de la data încheierii anului fiscal în cursul căruia au fost întocmite iar statele de salarii se păstrează timp de 50 de ani.
În cazul încetării activităţii contribuabilului, documentele se predau la arhivele statului în conformitate cu dispoziţiile Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, dacă legea nu dispune altfel.

Înregistrarea veniturilor

Evidenţa contabilă în partidă simplă a veniturilor se ţine pe feluri de venituri, după natura lor: venituri din activităţi care constituie: fapte de comerţ, venituri din profesii libere, alte venituri.

Atenţie! Evidenţa contabilă în partidă simplă a operaţiunilor efectuate în valută se ţine atât în moneda naţională, cât şi în valută.

În cazul în care bunurile din patrimoniul afacerii trec în patrimoniul personal al contribuabilului, suma reprezentând contravaloarea acestora se include în venitul brut, considerându-se o înstrăinare, ocazie cu care bunurile se evaluează, fie la preţurile practicate pe piaţă, fie la preţuri stabilite prin expertiză tehnică
În cazul în care asociaţiile îşi încetează activitatea, iar foştii asociaţi continuă să funcţioneze în mod individual, bunurile din patrimoniul asociaţiei trec în patrimoniul noilor afaceri, se înscriu în Registrul-inventar al acestora şi se amortizează în continuare, se consumă sau se vând, după caz.
În cazul încetării definitive a activităţii, sumele obţinute din valorificarea bunurilor din patrimoniul afacerii, înscrise în Registrul-inventar (mijloace fixe, obiecte de inventar etc.), precum şi stocurile de materii prime, materiale, produse finite şi mărfuri rămase nevalorificate se includ în venitul brut.
Important! Stabilirea venitului net obţinut sau a pierderii înregistrate în cadrul asocierii se determină pe fiecare contract de asociere.

Pentru înregistrarea veniturilor din activităţi independente contribuabilii vor utiliza, în funcţie de specificul activităţii şi de necesităţile proprii, formularele cu regim special de tipărire, înseriere şi numerotare: chitanţă, factură, bon de comandă-chitanţă, fişă de magazie a formularelor cu regim special, monetar, extras din borderoul de plăţi din data de … .

Contribuabilii care conduc evidenţa contabilă în partidă simplă şi desfăşoară activităţi de:
– comerţ angro vor întocmi pentru livrările efectuate formularul Factură;
– comerţ cu amănuntul vor întocmi zilnic formularul Monetar, în condiţiile în care nu se utilizează aparate de marcat electronice fiscale;
– producţie vor întocmi pentru livrarea producţiei formularele Factură şi/sau Chitanţă, după caz.

Contribuabilii care desfăşoară activităţi, cum ar fi: organizarea de spectacole (culturale, sportive, distractive etc.), activităţi al căror scop este facilitarea încheierii de tranzacţii comerciale printr-un intermediar (contract de comision, contract de agent, consignaţie sau mandat comercial), activităţi de editare, imprimerie, multiplicare, indiferent de tehnica folosită, şi altele asemenea, transport de bunuri şi de persoane, precum şi cei care realizează venituri din profesii libere şi venituri din drepturi de proprietate intelectuală pot întocmi, în funcţie de natura activităţii, de frecvenţa încasării sau de felul serviciilor prestate, etc. formularele factură, chitanţă sau alte formulare cu regim special de tipărire, înseriere şi numerotare.

Atenţie! În relaţiile cu persoanele juridice contribuabilii sunt obligaţi, pentru sumele încasate atât pe bază de chitanţă, bon fiscal etc., cât şi prin bancă, să întocmească factură.

În relaţiile cu persoanele fizice contribuabilii sunt obligaţi, pentru sumele încasate prin bancă, să întocmească factură.
Plătitorii de taxă pe valoarea adăugată vor întocmi factura fiscală în conformitate cu prevederile Hotărârii Guvernului nr. 44/2004 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 571/2003 privind Codul Fiscal.
Evidenţa taxei pe valoarea adăugată colectate se ţine cu ajutorul Jurnalului pentru vânzări în care se înregistrează pe bază de documente (facturi, bonuri de comandă-chitanţă etc.) valoarea bunurilor livrate şi/sau a serviciilor prestate şi taxa pe valoarea adăugată aferentă.

Important! Contribuabilii care obţin venituri din activităţi independente se înregistrează ca plătitori de taxă pe valoarea adăugată în momentul în care realizează o cifră de afaceri care depăşeşte plafonul de scutire prevăzut la art. 152 din Codul Fiscal, respectiv 35.000 euro la cursul de schimb de la data aderării, respectiv 3,3817 lei/euro.

Venitul brut reprezintă venitul încasat în cursul unui an calendaristic, indiferent de perioada în care au fost efectuate prestaţiile.
Pentru fiecare tip de activitate desfăşurată se va întocmi Fişa pentru operaţiuni diverse în care se vor înregistra toate documentele în ordine cronologică, iar totalurile lunare din Fişa pentru operaţiuni diverse se vor înregistra în Jurnalul privind operaţiuni diverse, grupate pe feluri de activităţi. Totalul veniturilor din Jurnalul privind operaţiuni diverse reprezintă venitul contribuabilului.
Contribuabilii care încasează în numerar toate veniturile realizate pot să evidenţieze aceste venituri numai în Registrul-jurnal de încasări şi plăţi, nemaifiind obligatorie întocmirea Fişei pentru operaţiuni diverse şi, implicit, a Jurnalului privind operaţiuni diverse.

În cazul contribuabililor plătitori de taxă pe valoarea adăugată, veniturile, exclusiv taxa pe valoarea adăugată, se preiau pentru determinarea impozitului din coloanele corespunzătoare ale Jurnalului pentru vânzări, nemaifiind obligatorie întocmirea Fişei pentru operaţiuni diverse şi, implicit, a Jurnalului privind operaţiuni diverse pentru veniturile realizate.
În condiţiile utilizării aparatelor de marcat electronice fiscale, în conformitate cu prevederile legale, înregistrarea veniturilor se face în baza Raportului fiscal de închidere zilnică şi a Registrului special, întocmit în condiţiile defectării aparatelor de marcat electronice fiscale.

Venitul brut cuprinde: sumele încasate şi echivalentul în lei al veniturilor în natură din desfăşurarea activităţii, veniturile sub formă de dobânzi din creanţe comerciale sau din alte creanţe utilizate în legătură cu o activitate independentă, câştigurile din transferul activelor din patrimoniul afacerii utilizate într-o activitate independentă, inclusiv contravaloarea bunurilor rămase după încetarea definitivă a activităţii, veniturile din angajamentul de a nu desfăşura o activitate independentă sau de a nu concura cu o altă persoană, veniturile din anularea sau scutirea unor datorii de plată apărute în legătură cu o activitate independentă.

Nu constituie venit brut şi nu se înregistrează în Registrul-jurnal de încasări şi plăţi: aporturile în numerar sau echivalentul în lei al aporturilor în natură făcute la începerea unei activităţi ori în cursul desfăşurării acesteia, sumele primite sub formă de credite bancare sau de împrumuturi de la persoane fizice ori persoane juridice, sumele primite ca despăgubiri, sumele sau bunurile primite sub formă de sponsorizări, mecenat sau donaţii.

Venitul net sau pierderea fiscală se determină ca diferenţă între totalul sumelor încasate din Registrul-jurnal de încasări şi plăţi (col. 5 şi col. 6 ) şi cheltuielile cu amortizarea fiscală a bunurilor şi drepturilor, evidenţiate în Fişa pentru operaţiuni diverse, şi totalul sumelor plătite evidenţiate Registrul-jurnal de încasări şi plăţi (col. 7 şi col. 8 ) la care se adună sumele plătite pentru cumpărarea bunurilor amortizabile şi totalul cheltuielilor nedeductibile.

Venitul net sau pierderea fiscală va fi influenţat/ă cu plăţile şi/sau încasările efectuate în avans, care se referă la alte exerciţii fiscale, iar în cazul drepturilor de proprietate intelectuală, în cazul valorificării bunurilor în regim de consignaţie, al veniturilor obţinute ca urmare a unor activităţi desfăşurate în baza unui contract de agent, comision sau mandat comercial, precum şi în cazul activităţilor de expertiză contabilă, tehnică judiciară şi extrajudiciară, cu impozitul de 10% din venitul brut încasat, reprezentând plăţi anticipate în contul impozitului anual.

Evidenţierea cheltuielilor

Evidenţa contabilă în partidă simplă a cheltuielilor se ţine pe feluri de cheltuieli, în funcţie de natura lor care pot fi:
– cheltuieli efectuate în interesul direct al activităţii: cheltuieli cu achiziţionarea de materii prime, materiale consumabile, obiecte de inventar şi mărfuri; cheltuieli cu lucrări executate şi servicii prestate de terţi; cheltuieli efectuate de contribuabil pentru executarea de lucrări şi prestarea de servicii pentru terţi; chiria pentru spaţiul în care se desfăşoară activitatea, pentru utilaje şi pentru alte instalaţii închiriate, utilizate în desfăşurarea activităţii, în baza unui contract de închiriere; dobânzile aferente creditelor bancare; cheltuieli cu comisioanele şi cu alte servicii bancare; cheltuieli cu primele de asigurare; cheltuieli cu reclama şi publicitatea; cheltuieli poştale şi taxele de telecomunicaţii; cheltuieli cu energia şi apa; cheltuieli cu transportul de bunuri şi de persoane; cheltuieli de delegare, detaşare şi deplasare; cheltuieli de personal; cheltuieli cu impozite şi taxe, altele decât impozitul pe venit; cheltuieli reprezentând contribuţiile pentru asigurările sociale de stat, pentru constituirea Fondului pentru plata ajutorului de şomaj, pentru asigurările sociale de sănătate, precum şi alte contribuţii obligatorii; cheltuieli reprezentând contribuţiile profesionale obligatorii datorate asociaţiilor profesionale din care fac parte contribuabilii;
– cheltuieli cu sponsorizarea şi mecenatul;
– cheltuieli de protocol;
– cheltuieli cu amortizarea fiscală.
– alte cheltuieli deductibile plafonat.

Pentru a putea fi deduse cheltuielile trebuie să îndeplinească următoarele condiţii:
– să fie efectuate în cadrul activităţilor desfăşurate în scopul realizării venitului, justificate prin documente;
– să fie cuprinse în cheltuielile exerciţiului financiar al anului în cursul căruia au fost plătite;
– să respecte regulile privind amortizarea, potrivit prevederilor din Codul Fiscal, iar cheltuielile cu primele de asigurare să fie efectuate pentru: active corporale sau necorporale din patrimoniul afacerii, activele ce servesc ca garanţie bancară pentru creditele utilizate în desfăşurarea activităţii pentru care este autorizat contribuabilul, boli profesionale, risc profesional şi accidente de muncă, persoane care obţin venituri din salarii, cu condiţia impozitării sumei reprezentând prima de asigurare, la beneficiarul acesteia, la momentul plăţii de către suportator.

Cheltuielile cu amortizarea pentru bunuri se admit la deducere, în conformitate cu reglementările din Codul Fiscal fiind amortizabile numai bunurile înregistrate în Registrul-inventar.
În cazul utilizării bunurilor cu folosinţă mixtă (pentru afacere şi în scop personal), cheltuiala deductibilă se determină, după caz, proporţional cu: numărul de kilometri parcurşi în interes de afacere; numărul de metri pătraţi folosiţi în interes de afacere; numărul de unităţi de măsură specifice în alte cazuri.

Următoarele cheltuieli sunt deductibile limitat:
– cheltuielile de sponsorizare şi mecenat efectuate conform legii, în limita unei cote de 5% din baza de calcul;
– cheltuielile de protocol, în limita unei cote de 2% din baza de calcul;
– cheltuielile cu indemnizaţia primită pe perioada delegării şi detaşării în altă localitate, în ţară şi în străinătate, în interesul serviciului, în limita a de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru instituţiile publice;
– cheltuielile sociale, în limita sumei obţinute prin aplicarea unei cote de până la 2% la fondul de salarii realizat anual;
– pierderile privind bunurile perisabile, în limitele prevăzute de actele normative în materie;
– cheltuielile reprezentând tichetele de masă acordate de angajatori, potrivit legii;
– contribuţiile efectuate în numele angajaţilor la scheme facultative de pensii ocupaţionale, în conformitate cu legislaţia în vigoare, în limita echivalentului în lei a 200 euro anual, pentru o persoană până la 31.12.2008 şi 400 euro începând cu 1.01.2009;
– prima de asigurare pentru asigurările private de sănătate, în limita stabilită potrivit legii, respectiv 200 euro până la 31.12.2008 şi 250 euro începând cu 1.01.2009;
– cheltuielile efectuate pentru activitatea independentă, cât şi în scopul personal al contribuabilului sau asociaţilor, sunt deductibile numai pentru partea de cheltuială care este aferentă activităţii independente;
– cheltuielile reprezentând contribuţii sociale obligatorii pentru salariaţi şi contribuabili, potrivit legii;
– dobânzi aferente împrumuturilor de la persoane fizice şi juridice utilizate în desfăşurarea activităţii, pe baza contractului încheiat între părţi, în limita nivelului dobânzii de referinţă a Băncii Naţionale a României;
– cheltuielile efectuate de utilizator, reprezentând chiria – rata de leasing – în cazul contractelor de leasing operaţional, respectiv cheltuielile cu amortizarea şi dobânzile pentru contractele de leasing financiar, stabilite în conformitate cu prevederile privind operaţiunile de leasing şi societăţile de leasing.

Pentru fiecare fel de cheltuieli se va întocmi Fişa pentru operaţiuni diverse, iar totalul lunar al acestora se va înregistra în Jurnalul privind operaţiuni diverse pentru cheltuieli şi ulterior, în Registrul-jurnal de încasări şi plăţi.
Atenţie! Se admit la deducere numai cheltuielile care sunt aferente realizării veniturilor şi care sunt plătite în cursul unui an fiscal.
Contribuabilii plătitori de taxă pe valoarea adăugată, ţin evidenţa taxei pe valoarea adăugată deductibile cu ajutorul Jurnalului pentru cumpărări în care se înregistrează pe bază de documente (facturi, bonuri de comandă-chitanţă, monetare etc.) valoarea cumpărărilor de bunuri şi/sau a serviciilor prestate de terţi şi taxa pe valoarea adăugată aferentă.
Important! Plătitorilor de taxă pe valoarea adăugată le sunt aplicabile prevederile titlului VI “Taxa pe valoarea adăugată” din Codul Fiscal aprobat prin Legea nr. 571/2003, cu modificările şi completările ulterioare.

Baza legală: Ordinul ministrului Finanţelor Publice nr. 1.040/2004 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea şi conducerea evidenţei contabile în partidă simplă de către persoanele fizice care au calitatea de contribuabil în conformitate cu prevederile Legii nr. 571/2003 privind Codul Fiscal, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 642/16.07.2004.

via – http://www.finantevalcea.ro/