NextUP ERP. Episodul 1. Cum configurezi datele unei societăți ?

„ Pentru contabilitate și salarizare – recomandăm NextUp ”

Utilizarea pentru prima dată a unei soluții informatice de tip ERP poate reprezenta o reală provocare chiar și pentru cunoscători. Distinct de toate celelalte categorii de aplicații informatice, ERP face referire la un sistem care presupune integrarea multiplelor informații din cadrul mai multor module legate de gestiunea stocurilor, aprovizionare, contabilitate etc. și care contribuie la planificarea eficientă a resurselor și a bugetelor companiilor.

Pe baza unui sistem ERP poți organiza integrat toate procesele de activitate ale afacerii tale. Practic, cu un soft de această natură ,,totul se leagă”, conferindu-ți posibilitatea considerării în manieră integrată a afacerii tale. Una dintre cele mai importante funcții a unui astfel de sistem face referire la posibilitatea accesului la diverse rapoarte care susțin adoptarea deciziilor manageriale și contribuie la scalarea businessului condus de tine.

Iar pentru că suntem conștienți de necesitatea practică a îndrumării în utilizarea unui astfel de soft, te invităm, prin intermediul materialului de față precum și a celor care urmează să iei parte la demonstrații concrete în utilizarea aplicației NextUP ERP.

▶️ 1. Cum configurezi datele societății tale

Primul pas în utilizarea unei aplicații este redat de configurarea datelor companiei a cărei evidență urmează a fi realizată prin intermediul softului. Anterior inițializării configurării datelor, este necesar să te autentifici în cadrul aplicației. Acest proces se realizează pe baza credențialelor de logare (nume de utilizator și parolă).

Maniera de lucru a unui soft de tip ERP este puțin diferită de cea a unui program obișnuit de gestiune a datelor unei companii. Pentru a crea compania în cadrul NextUp ERP se utilizează o fereastră distinctă decât cea de operare a celorlalte date. După finalizarea operațiunii de logare se va deschide fereastra Lista societăți. În cadrul acesteia vom introduce denumirea companiei alături de codul fiscal al acesteia.

Selectăm opțiunea Adaugă, introducem denumirea companiei și codul fiscal al acesteia apoi salvăm datele introduse. După salvarea acestora, selectăm compania introdusă și accesăm opțiunea Accesează.

Abia după finalizarea pașilor prezentați mai sus putem trece mai departe la configurarea datelor de identificare ale companiei, prin selectarea opțiunii Accesează.

În cadrul meniului principal al aplicației identificăm următoarele funcționalități: Nomenclatoare, Culegere date, Salarii, Prelucrări, Scanează documente, Rapoarte, Configurări, Utilitare, Ferestre și Ajutor. Interfața grafică a aplicației arată astfel:

Introducerea datelor de identificare ale companiei se realizează în secțiunea Nomenclatoare, Societate, Parametrizare.

Concret, secțiunea Parametrizare cuprinde alte 6 subsecțiuni, și anume: Date societate, Parametrii generali, Puncte de lucru, TVA-cotă și opțiuni, Setări conturi implicite și Semnături rapoarte. Datele societății fac referire la aspecte de identificare ale companiei.

În cadrul acestei subsecțiuni, stabilim aspecte legate de CIF-ul companiei, Cod CAEN, Nr. Reg. Comerțului, capital social, adresa sediului social precum și adresa de domiciliu. În ceea ce privește parametrii generali, regăsim 4 subsecțiuni speciale care definesc aspecte legate de documente, contabilitate, diverse și general. În cadrul subsecțiunii General, definim perioada de introducere a datelor alături de opțiunea de aplicare/neaplicare a TVA-ului la încasare de către societate. De asemenea, regăsim și opțiuni legate de verificarea corectitudinii CIF, actualizarea, unicitatea ori obligativitatea acestuia. În aceeași căsuță identificăm și aspecte corelate la numărul de zecimale dorit a se afișa la valoarea totală a unui document, pe lângă opțiuni corelate la operațiunea de listare sau de salvare a datelor.

În cadrul subsecțiunii Documente, regăsim aspecte legate de opțiuni număr zecimale, opțiuni de listare (afișarea orei de expediție la listarea facturii de vânzare) precum și opțiuni export E-factura (moneda de export a facturilor).

Trecând la subsecțiunea Contabilitate, regăsim aspecte legate de luna început an fiscal, opțiuni editare, descărcare coeficient K și operațiuni centre de cost. Dacă dorim să filtrăm conturile partenerilor folosind șabloanele de parteneri bifăm prima opțiune de la opțiuni editare. În cadrul subsecțiunii Opțiuni editare nu putem selecta mai mult de 3 opțiuni.

Secțiunea puncte de lucru evidențiază, în cazul nostru, adresa privind sediul social al companiei.

Secțiunea TVA-cotă și opțiuni fixează aspecte legate de cotele de TVA aplicabile în cadrul sistemului, funcție de operațiunile derulate de către companie. Sesizăm astfel două clarificări: cotă și opțiuni de TVA disponibile în cadrul căreia ne sunt prezentate toate cotele de TVA disponibile în cadrul sistemului, precum și cotele de TVA implicite, sau cele prestabilite de noi pentru operațiunile entității.

La subsecțiunea Cote și opțiuni TVA implicite este necesar să stabilim cotele de TVA pentru achiziții și vânzări, în cazul articolelor, notelor contabile și a imobilizărilor/obiectelor de inventar.

În cazul opțiunilor de TVA, identificăm 9 situații posibile, și anume: taxabile, scutite, neimpozabile, obligat plată taxă conform art. 331, achiziții servicii UE, cumpărări taxabile art. 307, alin. 2-6 mai puțin achiziții servicii UE, neimpozabile, scutite sau regim special, achiziții servicii UE scutite, tranzacții cu regim special conform art. 311 și 312.

Secțiunea Setări conturi implicite fixează aspectele corelate la conturile utilizate în cadrul aplicației referitoare la Tva colectat și cota aplicabilă, Tva deductibil și cota aferentă, Tva neexigibil, Tva la încasare aferentă operațiunii de cumpărare și vânzare. De asemenea, sunt stabilite conturile aferente: Tva de plată, casă, bancă, cont corespondent încasare card bon fiscal, cont corespondent încasare cu numerar, cheltuiala cu impozitul pe profit, Tva de recuperat, venituri din diferențe de curs valutar, încasare tichete bon fiscal etc. De maniera de stabilire a conturilor corespondente operațiunilor depinde corectitudinea evidenței contabile.

Ultima parte din secțiunea de parametrizare face referire la desemnarea persoanelor responsabile privind semnarea rapoartelor. Astfel, avem posibilitatea definirii nominale a celor care vor semna aceste documente.

Iată așadar, materialul surprinde o imagine complexă cu privire la procesul de configurare a datelor unei societăți. Pe scurt, acesta implică parcurgerea a 6 subsecțiuni și a mai multor subsecțiuni pentru definirea tuturor aspectelor necesare pentru conturarea imaginii complexe a afacerii a cărui evidență urmează a fi reflectată prin intermediul aplicației.

 Referință principală de informare – Soft NextUp ERP, versiunea 8.74.0.0.

NU UITATI SA DATI UN LIKE SI PAGINII NOASTRE DE FACEBOOK – CLICK AICI – SAU SA VA ABONATI LA NEWSLETTER – VEZI PARTEA DREAPTA LA SECTIUNEA „Aboneare la blog – via e-mail”. NOU – ACUM AVEM SI UN GRUP PE FACEBOOK – CLICK AICI, DAR SI UNUL DE TELEGRAM – CLICK AICI.