Materialele anterioare pe tema introducerii în universul sistemelor informatice de tip ERP – detalii AICI si AICI – au contribuit la conturarea imaginii de ansamblu asupra manierei de funcționare a unui astfel de soft.
Aspectele centrale au fost plasate spre explorarea practică a aplicației NextUP. Episodul introductiv a pus bazele atuurilor de care poți beneficia în urma adoptării deciziei de implementare a unei astfel de aplicații la nivelul proceselor organizaționale specifice companiei tale. Toate rațiunile care stau la baza tranziției spre sistemul NextUP au fost trasate prin intermediul episodului introductiv din seria Minighidului de funcționalitate NextUP. Primul episod al seriei fixează un prim aspect de care orice utilizator al unei aplicații trebuie să țină cont, și anume configurarea datelor societății a cărei evidență va fi reflectată informatizat prin intermediul softului.
Precum am evidențiat în cadrul episodului I configurarea societății cu ajutorul NextUp îmbracă atributul complexității. Dacă ar fi să realizăm o scurtă sinteză a acestui episod, aceasta ar indica spre sintetizarea etapelor de configurare în câțiva pași facil de reținut. Astfel, pentru a introduce în cadrul softului datele societății a cărei evidență dorim să o reflectăm trebuie să ținem cont de: autentificarea în cadrul aplicației pe baza credențialelor de logare, adăugarea denumirii companiei și a codului fiscal al acesteia, parametrizarea datelor societății în cadrul secțiunii Nomenclatoare. În cadrul acestei secțiuni am discutat despre fixarea aspectelor corelate la datele complete de identificare ale societății, definirea aspectelor legate de coeficienții fiscali ai companiei, punctele de lucru existente, cote de TVA aplicabile etc.
Astăzi, vom face un scurt popas asupra uneia dintre cele mai solicitate funcționalități de către un utilizator al unui programului de gestiune a datelor unei entități, și anume importul de date.
La ce se referă importul de date?
Importul de date face referire la ,,aducerea” datelor în cadrul softului actual la forma în care acestea au fost prelucrate cu ajutorul unei alte aplicații. Acest aspect contribuie la minimizarea timpului investit pentru reconstituirea bazei de date.
Care sunt principalele aspecte corelate la importul de date raportat la aplicația NextUP?
Concret, există câteva domenii specifice corelate la importul datelor în cadrul aplicației NextUP. Dintre acestea putem remarca: importul notelor contabile în cazul în care sursa de proveniență a acestora este o aplicație externă, importul extraselor bancare de tip MT, importul facturilor, importul notei contabile de salarii, importul e-facturii din SPV etc.
Cum realizăm concret importul de date în cadrul NextUP ERP?
Și pentru că valoarea aspectelor teoretice este trasată de aplicabilitatea acestora, te invităm să urmărești mai jos exemplificarea operațiunii de import realizată prin intermediul softului NextUP ERP.
După autentificarea în prealabil în cadrul aplicației, pe bara Meniului principal, vizualizăm secțiunea Utilitare. La subsecțiunea import, identificăm 3 utilități și anume: import date, import din Ciel Conta Liberală și mesaje import
În cadrul subsecțiunii Import date regăsim menționate setările generale pentru realizarea operațiunii: aspecte legate de tip import și fișier, detalii menționate corelate la organizarea datelor în cadrul tabelelor de preluare precum și menționarea delimitatorilor. De asemenea sunt oferite și indicații cu privire la structura fișierului precum și un model clar al acestuia. Acesta ne ajută să minimizăm erorile la importul de date.
Fișierul exemplu cuprinde concret maniera de organizare a bazei de date în vederea asigurării unui grad ridicat de succes al operațiunii. Iată un extras model al acestui fișier ilustrat mai jos:
Printre principalele elemente solicitate se numără: cod, denumirea, atribut fiscal, cod fiscal, numărul de înregistrare la Registrul Comerțului, adresa completă, rezidența, categorie partener, banca, IBAN, termen de plată, șablon, tip partener SAF-T, comentarii, observații, cont furnizor, cont furnizori imobilizări, cont facturi nesosite, cont debitor stocuri, cont debitor servicii, cont avans imobilizări corporale, cont avans imobilizări necorporale, cont clienți incerți, debitori diverși, creditori diverși etc.
Dacă dorim să realizăm importul unor facturi vom avea alte solicitări cu privire la macheta generală pe marginea căruia se va construi fișierul de import. Astfel, fișierul exemplu îmbracă următoarea formă:
Printre aspectele de care trebuie să ținem cont se remarcă: număr linie, tip înregistrare, moneda, cursul, tipul documentului (factura simplificată, borderou de achiziție, carnet prod. agricole), numărul de înregistrare, data, data scadenței, numele partenerului, atributul și codul fiscal, tipul jurnalului, observații, valoare, explicație, opțiune TVA, cotă TVA, centre de cost etc.
După pregătirea fișierului conform indicațiilor, vom trece la operațiunea de import a datelor. Astfel, la secțiunea Fișier, vom indica calea pentru alegerea fișierului care cuprinde baza de date. Acesta este extras din cadrul altei aplicații de gestiune a afacerii.
Selectând opțiunea Înainte, vom vizualiza rezultatul privind procesul încărcării datelor. Astfel, dacă datele introduse nu sunt corecte vor fi returnate erori specificate în cadrul raportului, cum este cazul de mai jos.
Putem alege opțiunea de ignorare a erorilor la încărcare și soluționare individuală a acestora sau opțiunea stopării încărcării datelor la momentul constatării erorilor. Dacă alegem prima variantă, vom corecta datele eronate. Ulterior operațiunii de corectare a datelor, fișierul arată astfel:
O altă manieră de import a datelor este din cadrul Ciel Conta Liberală. Întorcându-ne la meniul Utilități, Import selectăm opțiunea Import date din Conta Liberală. Pentru a realiza operațiunea de import în această situație, trebuie să alegem serverul SQL unde se conectează Ciel Gestiune/Conta.
Un aspect important de menționat este faptul că trebuie să ne asigurăm de instalarea aplicației Ciel Gestiune pe serverul NextUP. Astfel, aplicația va încărca lista de societăți din cadrul serverului ales.
Aplicația oferă o serie de posibilități cu privire la importul de date. Materialul cuprinde principiile de bază conform cărora se conturează operațiunea de import.
Facilitățile de import ale NextUP ERP sunt contrastate și pe latura modulului de Salarii. Accesarea modulului de Salarii se realizează în varianta cloud, accesând meniul Salarii Cloud. Din cadrul acestui modul sunt permise o serie de operațiuni de import.
Astfel, prin intermediul modului Salarii Cloud putem recurge la importul diverselor date, și anume: import date salariați (salariați, istoric C.M./C.O., întreținuți/coasigurați, istoric salariați, actualizare date salariați, evidența C.O.), import pontaje (pontaj, condică de prezență, istoric CM detaliat), import state de plată (prime, tichete, rețineri, alte drepturi).
Cu privire la importul contractelor în cadrul modului de salarii, acesta se realizează din fereastra:
Ce trebuie să reții, este faptul că, în cazul fiecărei operații de import se oferă modele cu privire la seriile de date care trebuie cuprinse prin intermediul fișierului de import. Un model în cazul importul contractelor cu privire la acest fișier șablon poate fi vizualizat mai jos:
Acesta este disponibil selectând opțiunea model din cadrul ferestrei de import.
Importul de date în cadrul aplicației NextUP se poate realiza și la nivelul notelor contabile, a planului de conturi precum și a partenerilor.
Iată așadar, aplicația NextUp, de tip ERP oferă multiple posibilități când vine vorba despre importul de date. Pentru a exploata reversul operațiunii, și anume exportul de date, te invităm să rămâi aproape. Următorul material va avea în centru aspecte legate de operațiunea de export a datelor, o operațiune cu acoperire largă în cadrul aplicației.
Referințe principale de informare
Soft NextUp ERP, versiunea 8.74.0.0.
Soft NextUP Salarii Cloud.
