Societatea actuală și valențele sale amprentează semnificativ maniera derulării afacerilor. Actualmente, relația de interdependență dintre digitalizare și procesele organizaționale este de necontestat. Prin intermediul seriei Minighid de funcționalitate NextUP ERP am reliefat importanța adoptării în cadrul proceselor organizaționale a unui soft de tip ERP.
În manieră pragmatică, toate episoadele anterioare au contribuit la fundamentarea deciziei de adoptare a unui astfel de soft în cadrul companiei tale. De la parametrizarea datelor de identificare a unei societăți la definirea userilor cu drepturi de acces restricționate, materialele anterioare dețin rolul inițierii tale, ca antreprenor dornic de racordarea la modernitate a afacerii tale, cu privire la adoptarea unui soft de tip ERP.
În cazul în care nu te-ai pus la curent cu maniera de operare a softului NextUP ERP, te invităm să parcurgi toate materialele anterioare care au în centru problematica explorării funcționalității aplicației. Astfel, primul episod trasează aspecte legate de configurarea datelor entității prin intermediul softului NextUP ERP sub toate elementele sale esențiale. Al doilea și al treilea episod fixează operațiunile de import și export în cadrul aplicației NextUP ERP și NextUP Salarii Cloud.
Episodul 4 structurat în două părți, pune în lumină maniera de gestiune a datelor referitoare la angajații companiei prin intermediul aplicației de salarii conturată de echipa NextUP. Un soft intuitiv, versatil și ușor de utilizat. O aplicație care acoperă o gamă complexă de operațiuni din sfera salarizării personalului. De la introducerea contractelor de muncă și a salariaților, la generarea declarației cu privire la obligațiile de plată privind impozitul pe venit și contribuțiile sociale (D112). Cel de-al cincilea episod abordează aspectele definirii unui user cu drepturi restricționate în cadrul aplicației. O acțiune cu un grad înalt de semnificație prin prisma implicațiilor pe care o poate genera la nivelul responsabilitățiilor asumate de către utilizatorii platformei.
Fiecare episod anterior lansat pe tema explorării parametrilor aplicației au pus o piatră de temelie pentru conturarea Minighidului de funcționalitate NextUP ERP. Un material privit în ansamblu care să te ghideze în utilizarea acestei aplicații. În cadrul acestui minighid vei regăsi toate motivele pentru ca adoptarea deciziei privind implementarea aplicației să fie tratată cu celeritate.
Episodul de astăzi va aduce în atenția ta maniera de conturare a portofoliului partenerilor de afaceri. Acesta vine în completarea aspectelor corelate la secțiunea Nomenclatoare.
Care sunt categoriile de parteneri colaboratori ai unei companii?
Persoanele cu care colaborezi în vederea derulării afacerii tale sunt pilonii fundamentali pentru asigurarea continuității și durabilității activității derulate. De aceea, adesea, partenerii cuprinși în cadrul portofoliului tău oferă indicii cu privire la anumiți indicatori de performanță. Portofoliul partenerilor de afaceri este compus atât din furnizori cât și din clienți. Este important să conturăm un portofoliu de furnizori și clienți stabil, relațiile de colaborare fiind fundamentate pe încredere și maxim de profesionalism, întrucât o bună parte din succesul obținut de companie se datorează acestor relații.
Cum conturăm rețeaua de parteneri în cadrul NextUP ERP?
Partenerii activității companiei tale a cărei gestiune este evidențiată prin intermediul NextUP se definesc în cadrul secțiunii Nomenclator. Nomenclatorul partenerilor ocupă un loc distinct în cadrul softului. Astfel, în cadrul secțiunii Nomenclatoare, Parteneri, regăsim alte trei subsecțiuni referitoare la Parteneri, Șabloane și Categorii parteneri. Le vom trata distinct pe fiecare dintre cele 3 subsecțiuni.
1. Nomenclatoare. Șabloane parteneri
Cu privire la elementele predefinite la portofoliului de parteneri printre cele mai semnificativ etichete regăsim: tipul șablonului, denumire, cont furnizor, cont furnizor imobilizări, cont facturi nesosite, cont debitor stocuri, cont debitor servicii, cont avans imobilizări corporale, cont avans imobilizări necorporale. Privitor la clienți, macheta cuprinde următoarele elemente: cont client, cont clienți incerți sau litigii, cont client facturi de întocmit, cont client creditor, debitori diverși, creditori diverși, decontări între unități și subunități, decontări între subunități. Iată toate elementele care compun macheta Nomenclatorului de parteneri. Un extras al șablonului cu privire la Parteneri este evidențiat în cele ce urmează:
Utilizatorii pot definii propriile șabloane cu privire la contarea operațiunilor specifice realizate cu parteneri. Astfel, prin acționarea butonului Adaugă, avem posibilitatea conturării propriului șablon cu privire la secțiunea relaționată la aspecte legate de parteneri. Dacă dorim să codificăm partenerii funcție de conturile analitice vom recurge la definirea unui șablon distinct în cadrul aplicației. Astfel, în rubrica Cont furnizor vom crea un cont analitic. De exemplu 401.01, care reprezintă un cont analitic utilizat, la nivel nominal, pentru un furnizor.
Se continuă astfel cu definirea conturilor analtice pentru fiecare subsecțiune din cadrul șablonului conturat.
Popularea listei de parteneri se realizează din secțiunea Nomenclatoare, Parteneri. Înaintea definirii acesteia, vom presabili categoriile de parteneri din cadrul subsecțiunii categorii parteneri.
2. Nomenclatoare. Categorii Parteneri
În cadrul acestei subsecțiuni, se definesc partenerii funcție de categoria acestora. Acest aspect este util în situația etichetării furnizorilor funcție de anumite operațiuni. De exemplu, putem să etichetăm acei furnizori care aprovizionează departamentul de producție cu materii prime sau acei parteneri care contribuie la implementarea unui program de dezvoltare în cadrul companiei.
Astfel, am definit 6 categorii de furnizori, ai căror etichete vor fi utilizate la momentul conturării listei de parteneri.
3. Nomenclatoare. Parteneri
Pentru a adăuga un nou partener, acționăm butonul Adaugă și introducem datele de identificare ale partenerului pe care dorim să îl definim.
Principalele elemente de identificare ale partenerului sunt: cod, denumirea, atribut fiscal, CIF/CNP, starea de activitate/inactivitate, deținerea/nedeținerea statutului de transportator, aplicarea/neaplicarea split TVA, rezidența, șablonul asociat, țara, județul, localitatea, strada, categoria partenerului, numărul de înregistrare în Registrul Comerțului, codul IBAN, banca, tip discount e-factura, modalitate de plată etc. Pe lângă cele enumarate mai sus, în cadrul acestei secțiuni se definesc aspectele stabilite în cadrul Șabloanelor de parteneri cu privire la conturile analitice precum și cele prestabilite în Categoriile de parteneri. Astfel, furnizorul introdus va fi asociat contului contabil 401.01, primind eticheta de Furnizor de programe informatice.
Corelarea datelor unui partener cu bazele de date ANAF
Un aspect important este reprezentat de posibilitatea corelării informațiilor aferente unui partener de afaceri cu cele care figurează în cadrul bazelor de date ANAF. Astfel, popularea câmpurilor cu privire la datele furnizorilor ori a clienților se poate realiza automat pe baza sincronizării cu bazele de date ANAF. Pentru aceasta, acționăm butonul Adaugă și introducem codul de identificare fiscală al partenerului.
Mergem pe buton actualizează (bulina albastră din dreptul codului de identificare fiscală) pentru a fi preluate automat datele partenerului.
Dacă ne poziționăm pe un anumit partener preluat și acționăm butonul modifică, putem vizualiza mai multe tab-uri, și anume: date partener, financiar, date de contact, puncte de lucru și adrese, conturi bancare. Astfel, pot fi completate informațiile care lipsesc ca urmare a preluării. În cadrul subsecțiunii Date partener există posibilitatea codificării tipului de partener conform SAF-T.
Opțiunea TVA la încasare permite posibilitatea actualizării partenerilor funcție de parametrul TVA la încasare prin conectarea la serverul Ministerului de Finanțe. Ulterior actualizării este afișată lista cu acei parteneri a cărui statut din punct de vedere al TVA-ului la încasare a fost modificat.
În situația în care unul dintre parteneri și-a modificat denumirea, prin acționarea butonului Actualizare parteneri sunt aduse la zi toate informațiilor cu privire la noutățile remarcate în acest sens. Alte două funcționalități în direcția actualizării de date sunt remarcate la nivelul Actualizării partenerilor cu VIES precum și Actualizarea rezidenței partenerilor.
Un ultim aspect al problematicii care face subiectul central al acestui material se raportează la posibilitatea exportului datelor cu privire la parteneri în format excel. Listă care poate fi vizualizată mai jos.
Așadar, episodul 6 al seriei minighidului de funcționalitate NextUP oglindește o gamă largă de operațiuni din sfera Partenerilor care pot fi realizate prin intermediul acestui soft. De la maniera definirii unui nou șablon de parteneri la posibilitatea de export a datelor prelucrate în această direcție, materialul explică pe larg fiecare subsecțiune a meniului Nomenclatoare, Parteneri.
Referințe principale de informare – Soft NextUp ERP, versiunea 8.74.0.0.
