Suntem la cel de-al 10-lea popas al călătoriei spre exploatarea manierei de funcționare a aplicației de gestiune a datelor companiei NextUP. Fără îndoială, întregul parcurs anterior a contribuit la conturarea perspectivei de ansamblu cu privire la modul de impact al afacerii sub egida unui soft integrat.
Fiecare dintre cele 9 episoade – DETALII AICI – conturate anterior au pus, atât independent cât și interdependent fundamentele în ceea ce privește decizia de adoptare a unui astfel de soft la nivelul proceselor organizaționale. Pornind de la primul popas realizat în jurul reflectării capacității de adaptare și readaptare a funcțiilor softului la rolul pe care îl deții în parcursul existențial al unei afaceri și finalizând cu episodul anterior care punctează explorarea ultimului tab al meniului Nomenclatoare, se conturează contextul adecvat pentru ca adoptarea deciziei de implementare să reprezinte o prioritate a planului strategic și operațional al afacerii.
Pentru fiecare dintre cele 8 aspecte specifice meniului Nomenclatoare, și anume Societate, Parteneri, Posturi, Persoane, Conturi, Adrese, Devize, Centre de cost, a fost contrastat modul de reflectare a operațiunilor prin intermediul softului analizat. Ca urmare a evidențierii funcționalității fiecărui tab, putem să afirmăm faptul că se remarcă aplicabilitatea sistemului prin rezonanța funcționalităților la realitatea pragmatică a proceselor de afaceri. O imagine de ansamblu asupra a ceea ce a reprezentat până la acest moment minighidul de funcționalitate NextUP poate fi vizualizată în cele ce urmează:
Episodul de astăzi are în centru aspecte legate de Culegere date, facturi.
Înaintea ilustrării efective a manierei de introducere a unui document de tip factură în cadrul aplicației NextUP, este necesar să punctăm impactul apariției paradigmei digitale fiscale RO e-factura asupra modificării modului de înregistrare al operațiunilor de intrare în cadrul entității. Astfel, paradigma digitală arondată RO e-facturii modifică modul de raportare la operațiunile de intrare specifice companiilor. Pentru a contura o mică imaginea retrospectivă asupra aspectului, reamintim faptul că sistemul național RO e-factura a devenit obligatoriu pentru companii, atât pentru modelele de afaceri de tip B2B, cât și pentru cele de tip B2C. Astfel, contribuabilii sunt obligați la transmiterea facturilor emise prin intermediul sistemului național RO e-factura, atât pentru facturile emise către persoane juridice, cât și pentru facturile emise pentru persoanele fizice. Cu titlu exemplificativ, vom ilustra maniera de introducere a unei facturi în cadrul softului NextUP.
Astfel, acționăm butonul Adaugă și completăm câmpurile legate de nr. de înregistrare, tip înregistrare, data, număr, cod factura SAFT, TVA la încasare, stornare, document stornat, factura simplificată, borderou de achiziție, contract, carnet prod. agricole, suma RON, sold, observații etc. Introducem tipul operațiunii (cumpărare, vânzare), numărul documentului, numele partenerului (prin introducerea denumirii partenerului sunt generate și celelalte date de identificare), și data documentului alături de data scadenței.
Ulterior, sunt operate datele în cadrul meniului principal al facturării. Astfel, această secțiune implică aspecte legate de număr document, tip jurnal, cod post, nume post, valoare, baza, TVA, explicație, opțiune TVA, Cod TVA, cod TVA SAFT, deductibilitate, tva la încasare, grupa A și grupa B.
După introducerea numărului operațiunii, vom selecta tipul jurnalului, și anume jurnal de cumpărare, operațiuni diverse sau sold inițial. Considerăm operațiunea de achiziție a materialelor consumabile (toner imprimantă) în valoare de 1500 de lei, la care se adaugă TVA, de la partenerul Smart Trend SRL.
Aceasta va fi asociată tipului jurnal de cumpărare. Numărul documentului asociat este 1. În cadrul secțiunii Codul Postului, regăsim 36 de poziții predefinite raportat la: Poziția 1-Amenzi, Poziția 2-Amortizări mijloace fixe, Poziția 3-Asigurări, Poziția 4-Asigurări private de sănătate, Poziția 5-Asigurări sociale, Poziția 6-Benzină, motorină, Poziția 7-Mărfuri, Poziția 8-Cheltuieli de deplasare, Poziția 9-Chiria, Poziția 10-Comisioane bancare, Poziția 11-Diferențe de curs valutare, Poziția 12-Dobânda credit bancar etc. Dacă de exemplu, am predefinit anterior în cadrul subsecțiunii Posturi un element de post nou, acesta va apărea în cadrul acestei subsecțiuni. În episoadele anterioare, am exemplificat maniera de adăugare a unui post nou care este vizualizat în cadrul secțiunii de facturare.
Operațiunea de achiziție descrisă anterior va fi codificată conform postului 13-Materii prime, consumabile. Vom introduce apoi valoarea aferentă operațiunii de achiziție, baza impozabilă și valoarea aferentă taxei pe valoare adăugată. În ceea ce privește opțiunea de TVA, remarcăm 10 tipuri diferite cu care pot fi marcate operațiunile, și anume: taxabile, scutite, neimpozabile, obligat plată taxă conform articolul 331, cumpărări taxabile art. 307, achiziții servicii UE, neimpozabile, scutite sau regim special, taxare inversă, achiziții servicii UE scutite, tranzacții cu regim special cf. art. 311, 312.
Un alt element de diferențialitate este legat de raportarea SAF-T și incidențele acesteia asupra modului de întocmire a unei facturi. Astfel, în cadrul subsecțiunii cod TVA SAF-T regăsim următoarele coduri specifice: 341301-Achiziție de la furnizori care aplică sistemul TVA la încasare 19% (intrare deductibil 50%), 361301-Achiziție de la furnizori care aplică sistemul TVA la încasare 19% (intrare prorată), 301301-Achiziție de la furnizori care aplică sistemul TVA la încasare 19% (intrare deductibil 100%), 321301- Achiziție de la furnizori care aplică sistemul TVA la încasare 19% (intrare deductibil 50%) etc. Operațiunea noastră va fi codificată prin 301301-Achiziție de la furnizori care aplică sistemul TVA la încasare 19% (intrare deductibil 100%).
De asemenea, documentul include și grupele de centre de cost predefinite în cadrul episodului trecut.
După finalizarea introducerii documentului, se acționează butonul Salvează. Ulterior acestei operațiuni, vom vizualiza opțiunile legate de adăugarea unei alte note contabile, plata datoriei, listare sau ieșire. Dacă alegem opțiunea listare, vom putea vizualiza toate datele de identificare ale operațiunii introduse, astfel:
Alte acțiuni specifice aspectului legat de facturare sunt corelate la posibilitatea de stornare sau duplicare a acestora.
După salvarea documentului, acesta poate fi vizualizat în fereastra principală a tab-ului Facturi, în două subsecțiuni, și anume, aspecte generale cu privire la operațiunea înregistrată precum și aspecte detaliate ale acesteia.
Acum că am adus în discuție aspecte legate de maniera de înregistrare a unei facturi în cadrul softului NextUP, este necesar să continuăm discuția cu un aspect care nu trebuie omis pe fondul digitalizării masive actuale. Odată cu implementarea paradigmei digitale RO e-factura, se rescriu regulile cu privire la maniera de înregistrare a operațiunilor de intrare a entității. Astfel, pe baza facturilor încărcate de către partenerii cu care colaborăm, în cadrul platformei naționale RO e-factura, putem să recurgem la descărcarea acestora în cadrul softului de gestiune. Cum răspunde NextUP acestei provocări?
Aplicația NextUP permite prelucrarea facturilor primite de la furnizori în cadrul Spațiului Privat Virtual. Astfel, prin acționarea butonului SPV, se va deschide o listă care va încărca toate facturile primite prin intermediul platformei.
Astfel, documentele primite se pot selecta și descărca în cadrul softului pe baza butonului Importă, acționat în urma selecției facturilor dorite pentru a fi importate. Acest fapt este posibil din secțiunea Import de date se realizează operațiunea de preluare a facturilor în cadrul softului. Evident există o serie de provocări care trebuie gestionate eficient de către fiecare utilizator al aplicației NextUP. Pentru a vedea maniera de import a datelor în cadrul aplicației NextUP te invităm să accesezi link-ul https://www.youtube.com/watch?v=AYGjSJAkezo, material creat de echipa NextUP pentru a familiariza utilizatorii sistemului cu importul de date în cadru aplicației.
Digitalizarea fiscală a afacerilor aduce pe scena mediului de business o serie de provocări la care doar cele mai performante aplicații de gestiune a datelor vor reuși să facă față. Prin intermediul NextUP, gestionarea schimbării în materie de digitalizare fiscală este o certitudine, softul adaptându-se permanent la multitudinea de modificări survenite în maniera derulării proceselor organizaționale.
– Referințe principale de informare – Soft NextUp ERP, versiunea 8.74.0.0.
