Potrivit prevederilor Legii nr. 82/1991, republicată, registrele de contabilitate obligatorii pentru persoanele prevăzute la art.1: societăţile comerciale, societăţile/companiile naţionale, regiile autonome, institutele naţionale de cercetare-dezvoltare, societăţile cooperatiste şi celelalte persoane juridice, instituţiile publice, asociaţiile şi celelalte persoane juridice cu şi fără scop patrimonial, precum şi persoanele fizice care desfăşoară activităţi producătoare de venituri, subunităţile fără personalitate juridică, cu sediul în străinătate sau în România, sunt:
– Registrul-jurnal, cod 14-1-1,
– Registrul-inventar, cod 14-1-2,
– Cartea mare, cod 14-1-3.
Registrele de contabilitate se utilizează în strictă concordanţă cu destinaţia acestora şi se prezintă în mod ordonat şi astfel completate încât să permită în orice moment identificarea şi controlul operaţiunilor contabile efectuate.
Registrele de contabilitate se pot prezenta sub formă de registru, foi volante sau listări informatice, după caz. Numerotarea paginilor registrelor se va face în ordine crescătoare, iar volumele se vor numerota în ordinea completării lor.
Registrul-jurnal, cod 14-1-1, este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează cronologic toate operaţiunile economico-financiare.
Operaţiunile de aceeaşi natură, realizate în acelaşi loc de activitate (atelier, secţie etc.), pot fi recapitulate într-un document centralizator, denumit jurnal auxiliar, care stă la baza înregistrării în Registrul-jurnal.
Orice înregistrare în Registrul-jurnal trebuie să cuprindă elemente cu privire la: felul, numărul şi data documentului justificativ, explicaţii privind operaţiunile respective şi conturile sintetice debitoare şi creditoare în care s-au înregistrat sumele corespunzătoare operaţiunilor efectuate.
Unităţile pot utiliza jurnale auxiliare pentru: operaţiunile de casă şi bancă, decontările cu furnizorii, situaţia încasării-achitării facturilor etc.
Unităţile care utilizează jurnale auxiliare pot înregistra în Registrul-jurnal sumele centralizate pe conturi, preluate din aceste jurnale.
Editarea Registrului-jurnal se efectuează la cererea organelor de control sau în funcţie de necesităţile proprii.
Persoanele fizice care desfăşoară activităţi independente şi conduc contabilitatea în partidă simplă, în conformitate cu prevederile legale, întocmesc Registrul jurnal de încasări şi plăţi, cod 14-1-1/b, precum şi alte documente de evidenţă prevăzute de legislaţia în domeniu.
Registrul-inventar, cod 14-1-2, este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează toate elementele de activ şi de pasiv, grupate în funcţie de natura lor, inventariate de unitate, potrivit legii.
Registrul-inventar se întocmeşte la înfiinţarea unităţii, cel puţin o dată pe an pe parcursul funcţionării unităţii, cu ocazia fuziunii, divizării sau încetării activităţii, precum şi în alte situaţii prevăzute de lege, pe bază de inventar faptic.
În acest registru se înscriu, într-o formă recapitulativă, elementele inventariate după natura lor, suficient de detaliate pentru a putea justifica conţinutul fiecărui post al bilanţului.
Registrul-inventar se completează pe baza inventarierii faptice a fiecărui cont de activ şi de pasiv. Elementele de activ şi de pasiv înscrise în Registrul-inventar au la bază listele de inventariere sau alte documente care justifică conţinutul acestora la sfârşitul exerciţiului financiar.
În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, în Registrul-inventar se înregistrează soldurile existente la data inventarierii, la care se adaugă rulajele intrărilor şi se scad rulajele ieşirilor de la data inventarierii până la data încheierii exerciţiului financiar.
Pe baza Registrului-inventar şi a balanţei de verificare de la 31 decembrie se întocmeşte bilanţul care face parte din situaţiile financiare anuale.
Cartea mare, cod 14-1-3 este un registru contabil obligatoriu în care se înregistrează lunar şi sistematic, prin regruparea conturilor, mişcarea şi existenţa tuturor elementelor de activ şi de pasiv, la un moment dat. Acesta este un document contabil de sinteză şi sistematizare şi conţine simbolul contului debitor şi al conturilor creditoare corespondente, rulajul debitor şi creditor, precum şi soldul contului.
Registrul Cartea mare poate conţine câte o filă pentru fiecare cont sintetic utilizat de unitate. Cartea mare stă la baza întocmirii balanţei de verificare. Registrul Cartea mare poate fi înlocuit cu Fişa de cont pentru operaţiuni diverse.
Editarea Cărţii mari se efectuează la cererea organelor de control sau în funcţie de necesităţile proprii.
Registrul-jurnal, Registrul-inventar şi Registrul Cartea mare se păstrează în unitate timp de 10 ani de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, iar în caz de pierdere, sustragere sau distrugere, trebuie reconstituite în termen de maximum 30 de zile de la constatare. Persoanele fizice care utilizează tehnica de calcul trebuie să asigure listarea acestora în orice moment pe parcursul celor 10 ani de păstrare.
Important! Persoanele prevăzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicată, care utilizează, potrivit legii, registre şi formulare specifice privind activitatea financiară şi contabilă, reglementate prin actele normative în vigoare, procedează la înscrierea datelor în aceste registre şi formulare potrivit normelor specifice, prezentate în actele normative respective, precum şi prezentelor norme metodologice privind documentele justificative şi financiar-contabile.
Sursa – Ordinul ministrului Finanţelor Publice nr. 3.512/2008 privind documentele financiar-contabile, publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 870/2008 – finantevalcea.ro
