Aproape că nu mai este nevoie de nicio introducere pentru episoadele conturate de noi – DETALII AICI – pe tema explorării manierei de funcționare a aplicației NextUP ERP. Dacă ai parcurs aceste materiale, te-ai convins asupra utilității adoptării unui astfel de soft la nivelul proceselor organizaționale. Dacă faci parte din categoria celor puțin sceptici la adoptarea unor sisteme moderne de tip ERP în cadrul afacerii conduse de tine, lecturarea cele 4 episoade anterioare centrate spre oglindirea minighidului de funcționalitate NextUP vor face ca paleta îndoielilor să-și diminueze intensitatea culorilor. Chiar din episodul de introducere vei delimita clar cele mai evidente caracteristici ale softului, atribute care redefinesc maniera de organizare și derulare a proceselor de afaceri.
În retrospectivă… – Episodul de intro fixează principalele rațiuni care stau la baza implementării unui sistem de tip ERP în cadrul companiei tale. Punctual, vorbim despre aplicația NextUP. Aceasta îți oferă toate premisele pentru racordarea afacerii tale la informatizare avansată.
Dacă încă nu ai parcurs acest prim episod, aducem în lumină una dintre cele mai ,,de efect” caracteristici a sistemului. Este vorba despre capacitatea acestuia de a se mula pe rolul pe care trebuie sa îl îndeplinească în cadrul companiei. Primul episod al seriei face referire la modul de configurare a datelor unei companii în cadrul aplicației. Operațiune importantă și necesară pentru a începe lucrul cu NextUP ERP. Materialul surprinde în manieră punctuală procesul de parametrizare a societății sub toate aspectele sale esențiale.
Al doilea episod al seriei este centrat spre prezentarea operațiunii de import a datelor în NextUP. Am explorat astfel aplicația, pentru a identifica capacitățile sale în direcția importului de date. Punctual, am discutat despre posibilitatea importului fișierului de facturi în cadrul NextUp pe baza indicațiilor precise oferite prin exemple concrete și machete de conturare a bazelor de date. De asemenea, am făcut apel la explorarea posibilității realizării operațiunii de import și în cadrul NextUP Salarii Cloud, care se remarcă prin diversitate la nivelul procedurii importului. Operațiunii de import i s-a alăturat exemplificarea procedurii de export, reflectată prin intermediul celui de-al treilea episod al seriei. Din nou, aplicația NextUp s-a dovedit extrem de generoasă din punct de vedere al posibilităților de export a informațiilor prelucrate prin intermediul acesteia.
Cel de-al patrulea episod, fragmentat în două părți, a conturat maniera de gestiune a resurselor umane prin intermediul aplicației NextUP. Astfel, a fost explorată funcționalitatea NextUp Salarii Cloud din perspectiva operațiunilor de evidență a salariaților. De la introducerea datelor unui salariat în cadrul aplicației la generarea declarației privind obligațiile de plată a contribuțiilor sociale și impozitului pe venit, aplicația vine în sprijinul antreprenorului pentru o gestiunea performantă a resurselor umane din cadrul companiei. Aspectele pot fi explorate în amănunțime prin parcurgerea episodului anterior.
Astăzi, continuăm seria minighidului de funcționalitate NextUP prin evidențierea conturării unui user cu drepturi restricționate în cadrul aplicației.
▶️ Care este utilitatea definirii userilor cu drepturi restricționate?
Un utilizator de aplicație informatică este persoana care realizează un set de operațiuni, cu un grad diferit de complexitate, acțiuni corelate la rolul deținut de aceasta în cadrul companiei. Gestionarea activității economice a unei companii poate fi realizată, concomitent, de către useri multipli în cadrul aplicației informatice. În acest sens, este bine să delimităm operațiunile realizate de către fiecare utilizator în parte. De exemplu, un contabil de evidență primară va efectua înregistrări contabile doar în zona introducerii de facturi, procesare a documentelor de încasare/plată, emitere a notelor de recepție etc. Munca unui contabil senior va fi corelată la efectuarea de operațiuni în sfera realizării de balanțe, introducerii de note contabile și a închiderilor de lună/an.
Având în vedere delimitarea fiecărui tip de operațiune pe anumite categorii de utilizatori, este bine să definim în cadrul aplicației informatice useri cu drepturi de acces restricționate. În acest fel, putem să identificăm punctual persoanele care își asumă responsabilitatea pentru realizarea anumitor operațiuni privitoare la gestiunea financiar-contabilă a entității.
În această manieră, este important să definim în cadrul softwarelor de gestiune a datelor financiar-contabile a unei companii useri cu drepturi de utilizare restricționate. Aplicația NextUP este una dintre cele care permit realizarea acestui aspect.
▶️ Cum funcționează o aplicație în cadrul căreia au fost definiți useri cu drepturi de acces restricționate?
Acum că am stabilit importanța existenței acestei posibilități în cadrul unui program de gestiune a datelor, vom clarifica maniera de funcționare a acestuia în contexte definite de utilizatori specifici pentru sarcini distincte. Cum se traduce în practică acest aspect? De exemplu persoana responsabilă cu introducerea operațiunilor legate de salarizarea personalului nu va avea drepturi de acces pe zona facturării. Și viceversa. În acest mod, sunt delimitate clar competențe, acțiuni și responsabilități.
Poate una dintre cele mai importante acțiuni înaintea începerii utilizării unui soft în cadrul unei companii este definirea acestor drepturi. De aceea, materialul de mai jos va surprinde în manieră pragmatică etapele necesare de parcurs pentru a defini user cu drepturi de acces specifice în cadrul aplicației NextUP ERP.
▶️ Cum definim în NextUP useri cu drepturi de acces restricționate?
Acum că am fixat semnificația definirii utilizatorilor cu drepturi de acces restricționate, vom ilustra maniera exactă cu privire la definirea unui astfel de user în cadrul NextUP.
Pentru a crea un utilizator cu drepturi restricționate în cadrul aplicației NextUP ERP va fi nevoie în prealabil de conturarea profilului de utilizator.
💡 1. Conturarea profilului de utilizator
Pentru configurarea profilului de utilizator, accesăm meniul Configurări, secțiunea Profile.
💡 2. Adăugarea profilului cu restricții
În această etapă, se crează efectiv profilul utilizatorului asociat cu restricțiile impuse funcție de operațiunile care urmează a fi realizate de către acesta. În cadrul listei de profiluri, acționăm butonul Adaugă, atribuim o denumire profilului restricționat și configurăm principalele acțiuni pe care acesta poate să le realizeze. De pildă, lista cuprinde aspecte legate de Nomenclatoare, Culegere date, Salarii, Prelucrări, Rapoarte, Configurări, Utilitare, Ferestre și Ajutor.
Pe baza acestor domenii de lucru se vor delimita profile ale utilizatorilor aplicației. De exemplu, unui contabil al companiei care se află în etapa debutului carierei, nivel de experiență redus (entry level) i se vor acorda drepturi de acces în sfera culegerii de date. Rolul său va fi acela de operare a datelor din sfera evidenței primare.
De asemenea, un contabil senior va deține drepturi de acces în sfera Nomenclatoarelor, a Salariilor și a Rapoartelor.
Adițional, acestea mai pot primi acces și în zona meniul de Ajutor și Utilitare. De asemenea, un specialist IT al entității poate primi drepturi de acces în cadrul tuturor funcționalităților aplicației pentru a soluționa eventualele erori privind prelucrarea de date ori diverse nereguli ale funcționării softului.
Acordarea drepturilor de acces în cadrul aplicației se realizează funcție de operațiunile pe care dorim să le efectueze angajații companiei. Prin urmare, această decizie cu privire la delimitarea și limitarea operațiunilor care vor fi efectuate de anumiți angajați în cadrul softului va fi adoptată de către factorii decizionali.
După etapa definirii profilului utilizatorilor, în cadrul secțiunii Configurări vom adăuga noii utilizatori cu drepturi de acces restricționate.
Acționăm butonul Adaugă din cadrul acestei subsecțiuni și introducem toate datele legate de utilizatorul pe care dorim să îl definim conform profilului conturat anterior. În cadrul secțiunii Modificare/Adăugare utilizator regăsim subsecțiunile Date de identificare, Date de autentificare și Date acces global. Astfel, se populează toate câmpurile cu datele corespunzătoare referitor la numele utilizatorului, adresa de e-mail, departament. În câmpul profil, se alege profilul conturat în subsecțiunea Profil. De asemenea, este stabilită și parola de acces și posibilitatea utilizatorului de a adăuga/șterge o nouă societate precum și cea de export a datelor. Procedura este similară pentru fiecare profil definit.
Lista integrală cu utilizatorii aplicației poate fi vizualizată în cadrul subsecțiunii Utilizatori în care regăsim evidențiate denumirea utilizatorului, departamentul aparținător, descrierea acestuia, profilul asociat precum și principalele drepturi de acces global.
În această manieră, la momentul logării în aplicație a utilizatorului, acesta va avea acces doar la tab-urile definite în cadrul profilului de utilizator. Lista utilizatorilor poate fi exportată în format excel.
Așadar, prin intermediul materialului de mai sus a fost exemplificată maniera definirii utilizatorului cu drepturi restricționate. Aceasta este însoțită de conturarea semnificației aspectului prin prisma delimitării concrete a acțiunilor care vor fi realizate doar de către anumite categorii de utilizatori.
Referințe principale de informare – Soft NextUp ERP, versiunea 8.74.0.0.
